Tapahtumien tietosuoja muodostuu monesta asiasta. Suunnitelmallisuus on tärkeää, sillä iso osa tapahtuman tietosuojatyöstä tehdään jo ennen ilmoittautumisen avaamista. Suunnittele tapahtumien tietosuoja seuraavien kysymysten avulla:
- Miksi tapahtuman järjestäminen vaatii henkilötietojen käsittelyä?
- Mitä tietoja oikeasti tarvitaan?
- Millaista oheistoimintaa tapahtumassa järjestetään ja käsitelläänkö siinä henkilötietoja?
- Miten osallistujien tietoja halutaan hyödyntää myöhemmin?
- Miten ulkopuolisia palveluntarjoajia hyödynnetään tapahtuman järjestämisessä?
- Millaisia valokuvia tapahtumassa otetaan ja missä niitä julkaistaan?
- Mille tahoille osallistujien tietoja luovutetaan?
- Miten tapahtuman materiaalit lähetetään osallistujille?
- Miten ja minne tarpeelliset tiedot otetaan talteen?
- Mitä muille tiedoille tehdään tapahtuman jälkeen?
- Missä osallistujalle kerrotaan henkilötietojen käsittelystä?
Aihetta on käsitelty laajemmin Talk-verkkolehdessä: Tietosuoja tapahtumissa – mitä pitää huomioida?
Tapahtumien tietosuojan suunnittelussa voi auttaa myös tietovirtojen kuvaaminen.
Vastaa