Tietovirtojen kuvaaminen on toimenpide, joka auttaa organisaatiota ymmärtämään ja hallitsemaan tietojaan paremmin. Toimenpide auttaa myös EU:n tietosuoja-asetusten vaatimusten täyttämisessä.
Tarkoitus on, että yritys selvittäisi itselleen, miten sen hallussa olevat henkilötiedot kulkevat paikasta toiseen.
Monesti on niin, että jokin asia vaikuttaa täysin selkeältä… kunnes sen pistää paperille. Saan itseni kiinni tästä ajatusharhasta jatkuvasti. Tietojärjestelmäympäristöissä mikään ei ole niin, kuin ensin luulee olevan. Avaan ajatuksiani oheisten kuvioiden kautta.
Kuviossa 1 asiakas tekee tilauksen yrityksen verkkokaupassa. Tilauksen yhteydessä kysytään henkilötietoja, jotta tiedetään, mihin paketti toimitetaan. Kaupankäynnin jälkeen yritys lähettää vielä markkinointiviestintää asiakkaalle sähköpostitse.
Henkilötietoja menee siis verkkokauppaan, paketin toimittajalle ja sähköpostiin. Kohtuullisen yksinkertainen kokonaisuus, joka on helposti selitetty!
Kuvion 1 tietovirtojen kuvaaminen toi kuitenkin mieleen kaikenlaisia yksityiskohtia. Ne ovat seuraavassa kuviossa.
Kuviossa 2 on todellisuus. Verkkokauppasovellus käsittelee vain tilauksen ja tietojen siirron toimittajalle. Sen jälkeen tiedot siirtyvät yrityksen asiakkuudenhallintajärjestelmään (CRM). Uutiskirjeiden lähetyksessä puolestaan hyödynnetään erillistä palvelua. Tekninen kokonaisuus varmuuskopioidaan erilliseen paikkaan. Mikä tahansa kokonaisuuden osa on voitu tilata EU:n ulkopuolella toimivalta palveluntoimittajalta pilvipalveluna, joka puolestaan tuo kokonaisuuteen lisää huomioitavaa.
Tietovirtojen kuvaaminen auttoi hahmottamaan, ettei kyseessä ollutkaan ihan yksinkertainen kokonaisuus.
Vastaa