Etäkokoukset mahdollistavat uusia asioita ja helpottavat monen arkea. Samalla kokoustila laajenee toimistolta ihmisten koteihin ja muihin paikkoihin. Jotta keskusteluiden luottamuksellisuus säilyy, on hyvä varmistua muutamista asioista.
Ohessa on lähestytty asiaa etäkokousten näkökulmasta, mutta samoja vinkkejä voi soveltaa myös kahdenkeskisiin keskusteluihin ja puhelinkeskusteluihin.
Valitse kokoustila käsiteltävien asioiden mukaan
Kaikki nykyiset kokoustilat eivät ole alun perin tarkoitettu kokoustiloiksi, jolloin huoneiden rakenteelliset ratkaisut vaikuttavat mm.äänieristykseen. Jos tiedät, että jonkin huoneen äänieristys on huono, niin tiedosta se.
On myös hyvä tiedostaa, mihin suuntaan kokoustilan esitysmateriaali näkyy. Pahimmillaan luottamuksellista esitystä seurataan myös kadulta ja viereisestä rakennuksesta. Tässä lisää aiheesta Toimitilaturvallisuus on muutakin kuin digiä.
Tunnista kaikki etäkokouksen osallistujat
Etäkokouksessa on ensin hyvä varmistaa, kenen kanssa ollaan keskustelemassa. Aivan minimissään pitää varmistaa, täsmääkö osallistujalista kutsuttuihin henkilöihin ja tunnistathan kaikki paikalla olevat. Jos joukossa on uusia tuttavuuksia, niin kysy rohkeasti keitä he ovat. Jos olet itse kutsunut mukaan ylimääräisiä henkilöitä, niin esittele heidät omatoimisesti.
Lisää luottamusta saadaan sillä, että kaikki esittäytyvät kuvan kera. Näin voidaan myös varmistaa kuulostaako ja näyttääkö toinen osapuoli tutulta.
Kerro, ketkä ovat samassa kokoustilassa sinun kanssasi
Tällöin muut etäosallistujat ovat tietoisia, että kaikki osallistujat eivät näy etäkokousjärjestelmän osallistujalistassa. Muiden osallistujien kertominen on hyvien tapojen mukaista, mutta vaikuttaa myös turvallisuuteen. Ei voi olla niin, että kesken keskusteluiden tai näytön jakamisen ilmenee, että luottamuksellinen tieto menee myös sellaisille henkilöille, joiden ei tiedetty olevan kokoustilassa.
Suosi etäkokouksissa kuulokkeita
Käyttämällä kuulokkeita varmistat, että muiden osallistujien puhe ei kantaudu sinun kauttasi ulkopuolisille. Jos ääni tulee tietokoneesi tai puhelimesi kaiuttimesta, voi äänen kuulla myös ulkopuoliset. Huomioi kuitenkin se, että oma puheäänesi voi kuulua myös ulkopuolisille, vaikka muiden puhe tuleekin omista kuulokkeistasi. Valitse siis kokoustila järkevästi.
Lisäksi on hyvä tiedostaa, että jollakin muulla osallistujalla voi olla kaiuttimet käytössä, jolloin koko keskustelu kuuluu sitä kautta.
Suojaa oman laitteesi näyttö ulkopuolisilta
Oman näytön suojaaminen on erityisen tärkeää, kun kokoukseen osallistutaan esimerkiksi julkisessa tilassa tai junassa tms. Tietokoneen näytölle asetettava tietoturvakalvo rajaa näytön katselukulmaa niin, että vierustoveri ei näe näyttöäsi. Voit myös asettua istumaan kokoustilassa niin, että näyttöäsi ei nähdä.
Turvalliset etäkokoukset ovat mahdollisia, kun kaikki osallistujat toimivat yhdessä järkevästi.
ps. Haluatko hyödyntää tätä blogipostausta omassa yrityksessäsi? Tutustu Arjen digiturvan tehokuuriin. Se sisältää 12 valmista blogikirjoitusta, joiden avulla voit nostaa henkilöstön digiturvaosaamista.
Vastaa