Vieraileeko yrityksessäsi usein ulkopuolisia, esim. huoltohenkilöstöä?
Ota organisaatiossasi käyttöön ”vierailuprosessi”. Sen tarkoituksena on varmistaa, että kaikki ulkopuolisten vierailut sujuvat aina yhtä mutkattomasti ja turvallisesti. Samalla vierailijoista aiheutuvien riskien toteutumisen todennäköisyys pienenee ja viestität myös ulkopuolisille ottavasi yritysturvallisuuden vakavasti.
Tässä eräs malli, joka sopii isompiin organisaatioihin. Esimerkiksi sellaisiin, joissa on laajat toimitilat ja paljon työntekijöitä. Pienemmät yritykset voivat poimia listalta parhaiten omaan toimintaympäristöönsä sopivat kohdat.
Vierailijaprosessi käytännössä, case-esimerkkinä laitehuolto:
- Laite hajoaa ja huolto tilataan.
- Tilaus kirjataan yrityksen tietojärjestelmään.
- Huoltomies saapuu paikalle.
- Hän ilmoittautuu infopisteeseen.
- Infon työntekijä tarkistaa huoltomääräykseen.
- Huoltomies kuittaa itsensä sisään (esim. saapumisaika ja allekirjoitus).
- Hän saa infosta vierailijakortin, jota on pidettävä näkyvillä.
- Hänet saatetaan työpisteelle.
- Huollon jälkeen työ kuitataan tehdyksi infoon.
- Huoltomies kuittaa itsensä ulos.
- Vierailijakortti kerätään pois ja huoltomies saatetaan ulos.
Olennaista edellä kuvatussa prosessissa on se, että vieras ei vain ilmesty organisaation tiloihin tekemään ”jotain”. Infon henkilö tai erillinen vieraan isäntä on tietoinen huoltomiehen saapumisesta, vierailun tarkoituksesta ja kestosta. Lisäksi kuka tahansa yrityksen työntekijä voi kysyä huoltomieheltä vierailun tarkoitusta ja varmistaa tämän esimerkiksi vierailijakorttiin merkityltä isännältä.
Muista listan viimeinen kohta, ettei kukaan pääse hyödyntämään kadonnutta vierailijakorttia.
