Sähköposti on perinteinen tiedonjakotapa. Työelämässä sähköpostilla on selkeitä etuja, mutta myös monia haittoja.
Hyvinä puolina on nopeus, toimivuus ja yksinkertaisuus. Tietoja saadaan liikkumaan hyvin helposti ja nopeasti paikasta toiseen. Sähköposti toimii erilaisilla laitteilla. Sähköpostijärjestelmä sisältää tietoa vuosien ajalta, jolloin vanhakin tieto on edelleen löydettävissä sähköpostin hakutoiminnolla.
Sähköpostin haittoja
Sähköpostin yhtenä suurimpana ongelmana on pidetty sitä, että sähköpostiliikenne kulkee yrityksestä toiseen salaamattomana. Kolmannen osapuolen on mahdollista salakuunnella viestiliikennettä. Onneksi viestit ja liitetiedostot voidaan nykyään kohtalaisen helposti suojata eri keinoin – tosin käytettävyyden kustannuksella.
Tieto voidaan lähettää vahingossa väärälle vastaanottajalle. Jälkikäteen on haastavaa selvittää, onko vastapuoli hyötynyt tiedosta jotenkin. Vastaanottajalle voidaan toki lähettää pyyntö väärän sähköpostin poistamisesta, mutta tämän varmentaminen voi olla käytännössä hankalaa.
Tieto monistuu useaan paikkaan. Kun lähetät tietoa ja liitteitä, niin ne päätyvät vastaanottajan sähköpostiin sekä sinun sähköpostisi Lähetetyt-kansioon. Tieto on siis kahdessa paikassa. Jos vastaanottajia on useita, niin kopioitakin on useita eri paikoissa. Tiedon tulostaminen tai tallentaminen työasemalle lisää kopioiden määrää entisestään.
Liitteen muokkaaminen muodostaa liitteestä uuden version. Tästä päädytään helposti versio-ongelmaan. Ei välttämättä ole täysin selvää, mikä on tuorein versio ja onko kaikilla tuorein versio käytettävissä.
Viestin edelleen lähettäminen (forward-toiminto) mahdollistaa ison viestiketjun siirtämisen sellaisenaan uudelle vastaanottajalle. Tässä voi helposti käydä niin, että uusi vastaanottaja saa vahingossa tietoa, joka ei ole hänelle tarkoitettu. Edelleen lähettäminen konkretisoi myös monistumiseen ja versio-ongelmiin liittyvät asiat.
Sähköpostiviestin lähettäjätietoon ja viestin sisältöön ei voi täysin luottaa. Lähettäjätieto on mahdollista väärentää, jolloin sähköposti näyttäisi tulevan luotettavalta taholta. Lisäksi käyttäjätunnusten kaappaukset ovat johtaneet siihen, että verkkorikolliset voivat viestiä toisen henkilön nimissä hänen oikealla käyttäjätunnuksellaan. Samalla verkkorikollisilla on pääsy samaisen työntekijän viestihistoriaan, pahimmillaan useiden vuosien ajalta.
Henkilötietojen käsittelyn ja tietosuojavelvoitteiden noudattamisen kannalta sähköposti on haastava väline. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttaminen on ongelmallista, jos henkilötietolistoja kerääntyy eri sähköposteihin. Samalla henkilötiedot altistuvat erilaisille tietoturvariskeille, jotka voivat aiheutua esimerkiksi tiedon edelleen lähettämisestä tai sähköpostin käyttäjätunnuksen kaappaamisesta.
Asiakkaat ja yhteistyökumppanit eivät välttämättä pidä siitä, että jotakin asiaa käsitellään sähköpostin välityksellä. Heille voi olla tärkeää, että esimerkiksi kahdenkeskisistä asioista ei viestitä laisinkaan tavallisella sähköpostilla. On hyvä ensin sopia, miten tietoa vaihdetaan, jotta vältytään ylimääräiseltä mainehaitalta.
Onko sähköpostille vaihtoehtoja?
Tietoa voi jakaa sähköpostin sijasta fiksummin digitaalisten työtilojen, tiedostonjakopalveluiden tai verkkolevyjen kautta. Hyödyt:
- Pääsyä tietoon on mahdollista rajoittaa käyttöoikeuksilla, eikä tietoa tule jaettua niin helposti väärille vastaanottajille.
- Jaossa oleva tieto on mahdollista poistaa, jos tiedosto on jaettu väärin tai jos tiedostojakoa ei enää tarvita.
- Versio-ongelmia ei pääse muodostumaan, kun muokkaukset tehdään aina
jaossa olevaan tiedostoon.
ps. Haluatko hyödyntää tätä blogipostausta omassa yrityksessäsi? Tutustu Arjen digiturvan tehokuuriin. Se sisältää 12 valmista blogikirjoitusta, joiden avulla voit nostaa henkilöstön digiturvaosaamista.
