Kategoria: Ihmisen toiminta

Toimitilaturvallisuus on muutakin kuin digiä!

Toimitilaturvallisuus muodostuu IT-asioiden lisäksi oikean maailman asioiden huomioimisesta sekä vieraanvaraisuudesta. Muistetaan viestiä toisillemme, kuka kukin on. Asiallinen kyseenalaistaminen nostaa turvallisuustasoa. Ei unohdeta perusasioita!

Puhtaan pöydän periaate

Puhtaan pöydän periaatteen idea on se, että työpöydällä ei säilytetä sellaista materiaalia, jota ei haluta muiden näkevän. Näitä ovat esimerkiksi muistiinpanot, sopimukset, salasanat jne. Pöydällä ei myöskään säilytetä helposti varastettavia tavaroita, kuten henkilökorttia, avaimia, USB-muisteja tai muita tallennusmedioita, puhelinta, rahoja jne. Laita paperit, laitteet ja läppäri lukittuun kaappiin viimeistään päivän päätteeksi.

Käytä henkilökorttia

Työntekijän henkilökortti auttaa hahmottamaan, kuka on työntekijä ja kuka vierailija. Kortti viestittää, että olet töissä täällä. Vaikka olemme samassa työpaikassa, emme välttämättä tunnista toisiamme, koska emme näe toisiamme niin usein. Uudet työntekijät eivät vielä tunne muita – muut ei tunne heitä.

Kokousta sopivassa paikassa ja sopivalla äänellä

Tiedosta mitä puhut ja missä. Valitse kokoustila käsiteltävien asioiden mukaan. Käytäväpalaverit on ihan OK arjen asioihin. Luottamuksellisemmissa asioissa on hyvä suosia suljettua tilaa. Huomioi, että tilojen äänieristys vaihtelee. Varmista, että kokousmateriaalit eivät näy ja kuulu ulkopuolisille.

Kts. lisävinkit VAHTI 2/2013 Toimitilojen tietoturvaohjeesta!

Huolehdi vieraistasi

Ilmoita muille tai merkitse intraan, että sinulle on tulossa vieraita ja toimit vieraiden isäntänä/emäntänä. Ota vieraat vastaan ja anna heille vierailijan henkilökortti. Saata vieraat kokoustilaan ja näytä samalla, missä on WC:t yms. Vierailun päätteeksi kerää vierailijakortit pois ja saata vierailijat ulko-ovelle asti.

Tällä toimintamallilla pyritään siihen, että muut työntekijät tunnistavat vierailijat eikä vierailijoiden ole tarvetta liikkua talossa yksinään. Se on myös vierailijalle mukavampi, kun hänestä pidetään huolta.

Ylimääräisiä henkilöitä ovella tai toimitiloissa?

Onko toimitilojemme ovella tai toimitiloissa henkilö, jota et tunnista? Kysy rohkeasti millä asialla henkilö täällä liikkuu. Tuntemattomia ei tule päästää sisälle. Jos henkilö on sellaisessa tilassa, johon vierailla ei ole asiaa, niin saata hänet takaisin isännän/emännän luo. Jos vierailulle ei löydy pätevää syytä, niin saata vieras ulos asti.

IT-laitteet ilman omistajaa

Havaitsitko toimitiloissa ylimääräisiä IT-laitteita? Mainitse niistä IT-asiantuntijalle. Jos löydät tiloista USB-muistitikun, niin älä kytke sitä suoraan tietokoneeseen. Haittaohjelmia levitetään edelleen USB-muistien avulla. Toimita myös ilman omistajaa olevat kannettavat tietokoneet ja puhelimet IT-asiantuntijalle.

Muista myös muut turvallisuusasiat

Turvallisuus ei ole pelkkää digiä ja kyberiä. Yhtä tärkeää on tietää, missä on lähin poistumistie, ensiaputarvikkeet ja palosammuttimet – ja osata käyttää näitä tarvittaessa!

Toimitilaturvallisuus on yksi osa kokonaisuutta – huolehdi perusasioista!

ps. Haluatko hyödyntää tätä blogipostausta omassa yrityksessäsi? Tutustu Arjen digiturvan tehokuuriin. Se sisältää 12 valmista blogikirjoitusta, joiden avulla voit nostaa henkilöstön digiturvaosaamista.

Huijausviestin tunnistaminen – mikä tekee viestistä epäilyttävän?

Huijausviestin tunnistaminen on tärkeä taito digimaailmassa. Jokaisen pitäisi onnistua siinä mahdollisimman hyvin. Huijausviestin tunnistaa, kun oppii havaitsemaan viestistä epäilyttäviä yksityiskohtia.

Mikä tekee viestistä epäilyttävän? Arvioi viestistä seuraavia asioita:

Viestin lähettäjä

Tunnistatko viestin lähettäjän?

Onko viestin lähettäjä sinulle tuttu vai tuntematon? Täsmääkö lähettäjän nimi ja hänen käyttämä sähköpostiosoite? Jos viestin lähettäjä väittää olevansa yrityksen työntekijä, mutta viesti on lähetetty työpaikan ulkopuolisesta sähköpostiosoitteesta, on syytä olla varuillaan. Lähettäjätiedolla yritetään myös herättää luottamusta. Kun viesti on lähetetty IT-tuen nimissä, niin viesti vaikuttaa luotettavammalta. Viestin lähettäjätietoon ei voi luottaa, koska lähettäjätieto voidaan väärentää.

Viestin odotettavuus

Odotatko tällaista viestiä juuri tältä lähettäjältä?

Odotatko yhteydenottoa ja liitteitä kollegalta? Pitäisikö asiakkaalta tulla linkki projektiin liittyen? Oletko sopinut pankin kanssa, että he ovat sinuun yhteydessä työsähköpostiisi?

Vetoaminen sinuun ja saamaasi hyötyyn

Yritetäänkö viestissä vedota sinuun tai luvataanko viestissä merkittävää hyötyä?

Huijausviestissä yritetään yleensä vedota sinuun, jotta sinut saadaan tekemään jokin haitallinen toimenpide. Sinun pitää esimerkiksi avata liitetiedosto tai linkki, täyttää tietosi jonnekin, toimittaa jokin asia esihenkilösi puolesta tms. Rikollisen käyttämä ”Tässä pyytämäsi tiedostot” suorastaan houkuttelee avaamaan liitteitä. Tai sinua voidaan houkutella lunastamaan sinulle saapunut rahalähetys, kun kirjaudut verkkopankkitunnuksilla viestissä olevaan linkkiin.

Kiire ja pakollisuus

Edellytetäänkö viestissä kiireellisiä tai pakollisia toimenpiteitä?

Kiireeseen vetoaminen on yksi huijausviestien peruspilareista. Rikollinen haluaa luoda sinulle kiireen tuntua. Tämä voi tapahtua erilaisin keinoin. Esim. jos et uusi salasanaasi 24h aikana tästä linkistä, käyttäjätunnuksesi suljetaan. Salattu sähköposti on luettavissa vain vähän aikaa. Lasku on erääntynyt ja pitää maksaa nopeasti. Jne.

Viestin kieliasu

Tunnistatko lähettäjän käyttämän kieliasun?

Käyttääkö viestin lähettäjä epäilyttävää kirjoitustyyliä? Jos olet tehnyt pitkään yhteistyötä joidenkin henkilöiden kanssa, niin saatat tunnistaa heidän kirjoitustyylinsä. Jos lähettäjä on tuttu, mutta kirjoitustyyli ei ole hänelle sopivaa, niin ole tarkkana.

Linkit

Millaisia linkkejä viestissä on?

Suhtaudu linkkeihin aina varauksella ja tarkista, millaista linkkiä olet avaamassa. Sähköpostissa näkyvä linkki ei välttämättä vie sinne, miltä teksti näyttää. Jos linkki vaikuttaa turvalliselta ja avaat sen, niin katso mitä linkistä oikeasti aukeaa. Tarkasta aina avautuneen sivuston www-osoite uudelleen ennen kuin syötät sinne tietoja tai lataat sieltä mitään. Jos viestin tai liitteen avaaminen vaatii kirjautumista, mieti mihin olet käyttäjätunnusta ja salasanaa syöttämässä. Oletko kirjautumassa tuttuun paikkaan? Linkki voi olla https-suojattu, mutta se ei tarkoita mitään. Rikollisetkin osaavat käyttää suojattuja yhteyksiä.

Liitteet

Millaisia liitteitä viestissä on?

Avaa liitetiedostot vain silloin, jos koko viesti vaikuttaa järkevältä ja liite sopii asiayhteyteen ja lähettäjään. Suhtaudu liitteisiin suurella epäilyksellä silloin, kun liitteen avaaminen edellyttää joidenkin suojatoimenpiteiden kytkemistä pois päältä. Esimerkiksi Excel-tiedostojen sisällä saattaa olla teksti, joka pyytää ajamaan komentoja tai poistamaan suojauksia käytöstä, jotta tiedoston sisältö voidaan näyttää oikein. Suhtaudu epäilevästi myös sellaisiin liitteisiin, jotka edellyttävät kirjautumista, jotta liitteen saa lopulta auki.

Roskapostia vai ei?

Onko viesti jäänyt roskapostisuodattimeen?

Jos viesti on jäänyt roskapostisuodattimeen, niin se on vahva signaali siitä, että viestiä pitää käsitellä varovaisesti. Automatiikka on huomannut viestissä huijausviestille tyypillisiä asioita, kuten esim. erikoisen lähettäjätiedon, haitallisen liitteen tai linkkejä muihin palveluihin.

Viestin ajankohtaisuus

Käsitelläänkö viestissä kiinnostavaa ajankohtaista aihetta?

Huijausviesteissä voidaan käyttää ajankohtaisia aiheita, jotka saavat mielenkiintosi heräämään. Tällöin et välttämättä suhtaudu viestiin epäilyttävästi. Huijausviestin sisällössä voidaan viitata esim. uusiin asioihin, kuten vaikkapa uuteen sähköpostijärjestelmään. ”Kirjaudu uuteen järjestelmään tästä”. Viestit voivat liittyä esim. Suomen ja muun maailman tapahtumiin. Jos viesti ei liity työasioihin, niin tulkitse se roskapostiksi.

Huijausviestin tunnistaminen ei aina ole yksinkertaista

Jos suomalaisen toimijan sähköpostitili on kaapattu, niin huijausviestin tunnistaminen on erittäin haastavaa. Tällöin vain viestin sisällöstä ja asiayhteydestä voi olla mahdollista päätellä, että kyseessä on huijaus. Valitettavasti joskus on jopa avattava linkki ennen kuin huomataan, että kyseessä on huijaus.

Salasanat on pakkopullaa – ja arjen digiturvan perusta

Salasanat ovat varmasti yksi IT- ja tietoturvamaailman puuduttavimmista puheenaiheista. Ne on aiheena tietoturvakoulutusten pakkopullaa pahimmillaan! Ja varma tapa nukuttaa koko yleisö kerralla!

Salasanoista on kuitenkin puhuttava. Perusjuttujen lisäksi kerron ohessa muitakin näkökulmia, esim. mitä rikolliset tekevät salasanoilla ja mitä hyötyä unohtuneesta salasanasta on.

Salasanoilla on merkittävä rooli meidän kaikkien digiturvallisuudessa. Salasana-asioista puhutaan paljon, mutta tälle on hyvä syy: verkkorikolliset haluavat sinun salasanasi. Paluu työpaikalle on hyvä tilaisuus tarkastella omia ja työpaikan salasanakäytäntöjä. Hyödynnä näitä näkökulmia oman yrityksesi tietoturvakoulutuksissa!

Miksi rikolliset haluavat salasanoja?

Rikollinen haluaa muuttaa sinun käyttäjätunnuksesi rahaksi. Rikollinen hyödyntää kaapattuja käyttäjätunnuksia ja salasanoja rikosten valmistelussa ja toteuttamisessa. Rikollinen testaa:

  • Voiko kaapatulla salasanalla kirjautua esimerkiksi sähköpostiin?
  • Pääseekö samalla salasanalla muihinkin palveluihin?
  • Käyttääkö joku muu yrityksessä samaa salasanaa?

Rikollinen käyttää kaapattua tunnusta esimerkiksi huijauksiin ja tiedon keräämiseen. Hän voi myydä tunnukset toisille rikollisille, jotka esimerkiksi pyrkivät saamaan kiristyshaittaohjelman yrityksen järjestelmiin. On helpompi kirjautua sisään kuin hakkeroitua sisään.

Salasanat suojaavat sinua, muita työntekijöitä ja yrityksesi tietojärjestelmiä rikollisilta.

Millaiset salasanakäytännöt sinulla on?

Mieti seuraavaksi näitä asioita omasta näkökulmastasi. Onko salasanasi:

  • helppo muistaa,
  • vaikea arvata, ja
  • eri joka paikassa?

Vielä kun se sisältää erilaisia merkkejä eikä löydy sanakirjasta sellaisenaan, niin ollaan erittäin turvallisen salasanan äärellä!

Salasanan vaihtaminen esim. 6kk välein vaikuttaa siihen, että kerran varastettu tunnus ei toimi loputtomasti. Yksi varastettu salasana ei vaaranna muita palveluita, kun salasana on eri joka paikassa. Toiselta varastettu salasana ei vaaranna sinua, kun salasanasi on vaikea arvata.

Pitkä salasana – salalause – vaikeuttaa salasanan arvaamista ja teknistä murtamista. ”Pidempi parempi”, toteaa Kyberturvallisuuskeskus. Et kuitenkaan tarvitse monimutkaista salasanaa!

Millaiset salasanakäytännöt yrityksellänne on?

Unohditko salasanasi? Hyvä! Nyt sinulla on mahdollisuus testata yrityksenne käytäntöjä salasanoihin ja käyttäjätunnuksiin liittyen!

Pohdi:

  • Keneltä pyydän apua, jos salasanojen kanssa on ongelmia?
  • Onko minulla tarvittavien henkilöiden yhteystiedot saatavilla?
  • Millä välineellä otan yhteyttä, jos en pääse kirjautumaan?
  • Mistä tiedän, onko salasanan vaihtajat töissä tai lomalla?

Havaitsitko kehitettävää? Kerro havaintosi ja kehittämisideasi yrityksesi tietoturvasta vastaavalle.

Jos epäilet rikollisten saaneen salasanasi, vaihda salasana heti. Ilmoita asiasta sen jälkeen välittömästi yrityksen IT-tukeen.

Käyttäjätunnusta ja salasanaa on helpompi suojata, kun ottaa käyttöön monivaiheisen tunnistautumisen. Sitä kannattaa hyödyntää niin työpaikan kuin vapaa-ajankin palveluissa. Monivaiheisesta tunnistautumisesta käytetään myös nimitystä MFA (Multi-Factor Authentication) tai 2FA (Two-Factor Authentication).

Salasanat ovat arjen digiturvan perusta!

(Luitko tänne asti nukahtamatta? Jes!)

Mikä on toimitusjohtajahuijaus?

Toimitusjohtajahuijauksessa – tai pomohuijauksessa – rikollinen esiintyy yrityksessä johtavassa asemassa olevana henkilönä ja pyytää työntekijää tekemään jonkin toimenpiteen hänen puolestaan. Pyyntö voi liittyä esimerkiksi laskun maksamiseen tai tilisiirron tekemiseen.

Rikollisen tarkoituksena on saada rahaa liikkeelle. Verkkorikollinen luottaa siihen, että alainen tottelee pomon pyyntöjä, etenkin jos pyyntö tulee toimitusjohtajalta, talousjohtajalta tms. korkeassa asemassa olevalta henkilöltä.

Toimitusjohtajahuijauksiin liittyy usein seuraavia asioita:

  • Pomo edellyttää sinulta nopeaa rahansiirtoa tai laskun maksua.
  • Pyyntö saapuu sähköpostilla, pomon nimissä.
  • Pomo vaatii, että asiaa käsitellään luottamuksellisena.
  • Pomo ei voi antaa lisätietoja, hän vetoaa omaan kiireeseen.

Tiedän tapauksen, jossa yksi firman ”talousjohtaja” pyysi yhtäkkiä työntekijää tekemään 73000e ulkomaan tilisiirron. Saman firman ”toimitusjohtajalle” olisi onneksi riittänyt ihan vain 50e lahjakortti Steam-pelipalveluun. Kohtuus kaikessa! 😉

Esimerkki toimitusjohtajahuijauksesta

Ohessa on todelliseen tapaukseen perustuva esimerkki toimitusjohtajahuijauksesta.

esimerkki toimitusjohtajahuijauksesta

Kuvan huijauksessa rikollinen yrittää olla tuttavallinen ja herättää luottamusta. Lähettäjän nimi vaikuttaa tutulta ja viestissä puhutellaan juuri sinua. Rikollinen aloittaa viestinnän helpolla kysymyksellä ja yrittää näin muodostaa keskusteluyhteyttä kanssasi. Jos vastaat tähän jotain, niin todennäköisesti seuraavissa viesteissä rikollinen kertoo, paljonko euroja tarvitaan.

Sähköpostiosoitetta ei ole väärennetty, se paljastaa huijarin. Viestissä oleva linkki saattaa myös viedä haitalliselle sivustolle.

Näin suojaudut toimitusjohtajahuijauksilta

Huomioi alla olevat asiat, etenkin loma-aikoina:

  • Suhtaudu tilisiirtoihin ja laskuihin liittyviin pyyntöihin erityisellä huolellisuudella.
  • Odotatko laskua? Kerro tämä etukäteen varahenkilöllesi.
  • Unohda kiire, vaikka laskun väitetään olevan myöhässä.
  • Keskustele tiimin kesken, mitä asioita toimitusjohtaja tai muu esihenkilö ei pyydä sähköpostilla.
  • Muista arjen tietoturva: ole tarkkana liitteiden ja linkkien kanssa.
  • Soita työkaverille varmistuspuhelu, jos jokin hänen pyyntönsä epäilyttää.
  • Noudata organisaatiossa sovittua tapaa laskujen vastaanottamisesta ja maksamisesta.
  • Ota yhteyttä organisaatiosi IT-asiantuntijaan, jos saat epäilyttäviä viestejä.

Muista: Kiireeseen vetoaminen ja yksittäisen henkilön painostus ovat merkittäviä tekijöitä toimitusjohtajahuijausten onnistumisessa!

Muutto on mahdollisuus – sössiä tietoturva

Paikallisella firmalla on muutto kesken – ollut jo muutaman kuukauden. Ohessa havaintoja (case 1). Perässä myös pari muuta tapausta tosielämästä.

Case 1: Muutto kesken

Osa asiakastiedoista säilytetään perinteisesti mapeissa ja mapit on nimetty asiakkaittain. Mapit on sijoitettu siististi muuttolaatikoihin. Laatikko on sen verran lähellä ikkunaa, että asiakkaat on helposti tunnistettavissa.

Työpöytä on myös ikkunapaikalla, tottakai. Siinä on (helposti varastettava) läppäri ja työstettävät paperit siistissä järjestyksessä. Näyttöä voi katsella kadulta.

Vaikka papereista ja asiakastiedoista ei mitään luottamuksellista löytyisikään, niin ei tämä toimintamalli ainakaan luotettavuutta lisää. Entäs varmuuskopiot, jos paperit ja läppäri lähtee? Laittaisi nyt vaikka jonkun näkösuojan papereiden ja laatikon päälle. Ja läppärin piiloon.

Muista puhtaan pöydän periaate.

Case 2: Paperiton toimisto

Muutto on hyvä mahdollisuus digitalisoida toimintaa. Kaikki turhat paperit kiertoon. Itsekin olen pari kertaa istunut silppurin vieressä ja pohtinut, mahtuisiko vielä viideskin paperi samalla kerralla silppuriin.

Aina paperishow ei mene yhtä putkeen. Joskus papereita saa jahdata pihalla tuulessa ja sateessa. Tietoturvaa edistävää taukoliikuntaa!

Case 3: Tarkista mihin muutat

Kerran erään yrityksen IT-asiantuntija pohti, missä mahtaa olla toimistotilan datakaappi. Se, mihin perinteiset nettijohdot kytketään. Ilmeni, että kaappi oli toimistotilan ulkopuolella olevalla käytävällä. Samassa kaapissa oli myös toisen toimiston verkkopistokkeet. Käytännössä kuka tahansa rakennuksessa vieraileva henkilö olisi voinut kytkeä itsensä näiden toimistojen tietoverkkoon.

Toimitilojen tietoturvaohjeesta (VAHTI 2/2013) saa hyviä vinkkejä toimiston fyysiseen tietoturvallisuuteen

Muutto on erikoistilanne, joka mittaa yrityksen tietoturvakulttuuria.